← terug

Verwerkersovereenkomst

Deze verwerkersovereenkomst hoort bij het gebruik van de Beleidsgenerator (www.beleidsgenerator.nl) en maakt deel uit van de overeenkomst die bij registratie wordt gesloten. Zij regelt hoe wij omgaan met persoonsgegevens die voorkomen in de stukken en gegevens die je aan de dienst aanlevert.

1. Partijen en rollen

Verwerker is Management by Squares (MBSQ), Langenberg 8, 8051 AV Hattem, KvK 55074073, bereikbaar via ron@mbsq.nl, hierna "wij". Verwerkingsverantwoordelijke is de organisatie waarvoor de gebruiker het account aanmaakt en gebruikt, hierna "jij". Gebruik je de dienst niet namens een organisatie, dan ben je zelf verwerkingsverantwoordelijke voor de gegevens die je aanlevert.

Voor de gegevens van het account zelf (naam, e-mailadres, tegoed en betaalhistorie) zijn wij zelfstandig verwerkingsverantwoordelijke; daarop is de privacyverklaring van toepassing, niet deze overeenkomst.

2. Onderwerp, aard en doel van de verwerking

Wij verwerken de door jou aangeleverde stukken, teksten en links en de daaruit gegenereerde conceptdocumenten, uitsluitend om de gevraagde documenten te genereren en te reviseren. De verwerking bestaat uit het ontvangen, opslaan, aan het taalmodel voorleggen en aan jou teruggeven van deze gegevens. Wij verwerken deze gegevens niet voor eigen doeleinden, en de gegevens worden niet gebruikt om AI-modellen te trainen.

Deze overeenkomst geldt zolang je een account hebt en eindigt zodra alle gegevens conform artikel 6 zijn verwijderd.

3. Soorten gegevens en betrokkenen

Welke persoonsgegevens in de aangeleverde stukken staan, bepaal jij; de dienst is niet bedoeld voor bijzondere categorieën persoonsgegevens (zoals gezondheids- of strafrechtelijke gegevens) en wij adviseren aangeleverde stukken waar mogelijk te ontdoen van direct herleidbare persoonsgegevens. Denkbare categorieën betrokkenen zijn medewerkers, bestuurders, inwoners en andere personen die in beleidsstukken voorkomen.

4. Verwerken op instructie, geheimhouding

Wij verwerken de gegevens uitsluitend op jouw instructie, zoals gegeven door het gebruik van de dienst, en niet voor andere doeleinden — tenzij een wettelijke bepaling ons tot verwerking verplicht; in dat geval melden wij dat vooraf, tenzij dat wettelijk verboden is. Personen die onder ons gezag toegang hebben tot de gegevens zijn tot geheimhouding verplicht.

5. Subverwerkers

Je geeft toestemming voor het inschakelen van de volgende subverwerkers. Met elk van hen zijn verwerkersafspraken gemaakt die ten minste hetzelfde beschermingsniveau bieden als deze overeenkomst. Voor doorgifte buiten de EER gelden door de Europese Commissie erkende mechanismen (het EU-VS Data Privacy Framework en/of standaardcontractsbepalingen).

Wijzigingen in deze lijst kondigen wij vooraf aan op de website of per e-mail. Heb je een redelijk bezwaar tegen een nieuwe subverwerker, dan kun je de overeenkomst beëindigen voordat de wijziging ingaat.

6. Bewaartermijnen en verwijdering

Wij bewaren niet langer dan nodig, en beschrijven hier wat de software feitelijk doet:

(a) Gegenereerde documenten en de samengestelde opdracht blijven bewaard zolang je account bestaat, zodat je documenten kunt teruglezen en reviseren. Wil je een los document eerder kwijt, mail dan naar ron@mbsq.nl.

(b) Aangeleverde PDF-bestanden staan in versleutelde opslag en worden 7 dagen na afronding van het document automatisch verwijderd — lang genoeg voor een revisie of een nieuwe poging. Dat geldt ook voor uploads die nooit tot een document leidden.

(c) Aangeleverde tekstbestanden (txt, md, docx) worden bij het samenstellen van de opdracht in die opdracht opgenomen en blijven daarmee bewaard zolang het bijbehorende document bestaat.

Je kunt je account zelf verwijderen met de knop onderin het scherm; daarmee worden het account en alle gegenereerde documenten, opdrachten en resterende bestanden direct en definitief verwijderd. Een account dat 12 maanden niet is gebruikt, verwijderen wij met de bijbehorende gegevens (zie ook de privacyverklaring).

7. Beveiliging

Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen, waaronder: versleuteld transport (TLS) van en naar de dienst en tussen de dienst en de subverwerkers; versleutelde opslag van bestanden; toegangsbeheer op databaseniveau waardoor gebruikers uitsluitend hun eigen gegevens kunnen lezen; wachtwoorden die uitsluitend als hash worden opgeslagen; en geheimhouding van systeemsleutels, die alleen serverzijdig beschikbaar zijn.

8. Datalekken en bijstand

Ontdekken wij een inbreuk in verband met persoonsgegevens die jouw gegevens raakt, dan melden wij dat zonder onredelijke vertraging en uiterlijk binnen 48 uur na ontdekking, met de informatie die je nodig hebt om aan je eigen meldplichten te voldoen. Wij verlenen redelijke medewerking bij verzoeken van betrokkenen (zoals inzage of verwijdering) en bij een gegevensbeschermingseffectbeoordeling (DPIA), voor zover die onze verwerking betreft.

9. Audit

Je hebt het recht de naleving van deze overeenkomst te (laten) controleren, maximaal eenmaal per jaar, na redelijke aankondiging en op eigen kosten. Wij verstrekken eerst de beschikbare documentatie en verklaringen van onszelf en onze subverwerkers; een controle op locatie is aan de orde als die documentatie redelijkerwijs niet volstaat.

10. Slotbepalingen

Op deze overeenkomst is Nederlands recht van toepassing. Bij strijdigheid tussen deze overeenkomst en de algemene voorwaarden gaat deze overeenkomst voor waar het de verwerking van persoonsgegevens betreft. Wijzigen wij deze overeenkomst, dan geldt voor bestaande gebruikers de versie waarmee zij akkoord zijn gegaan, totdat zij met een nieuwe versie instemmen.

Versie 2026-08-v2 · Beleidsgenerator is een dienst van Management by Squares